ในการทำธุรกิจ บริษัทต้องมีการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าและบริการ เช่น การซื้อวัตถุดิบ การซื้อสินค้า การซื้อเครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งการจ่ายเงินในการซื้อสิ่งต่างๆ ตามที่กล่าวมานี้ ส่วนใหญ่แล้วมักจะไม่มีปัญหาเรื่องเอกสารหลักฐานในการจ่ายชำระเงินอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ ใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี เพราะการซื้อขายรายการเหล่านี้คือรายการซื้อขายที่มูลค่าค่อนข้างสูง และผู้ขายจะมีระบบการจัดการด้านเอกสารที่ดีกันอยู่แล้ว ดังนั้นเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่ผู้ซื้อจะได้รับจากผู้ขายมักจะถูกต้อง ครบถ้วน สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายชำระเงิน และสามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ แต่ในบางครั้ง เราก็มักจะประสบปัญหากับการจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ที่เป็นยอดเล็กๆน้อยๆ ที่เราอาจจะซื้อจากร้านค้าข้างทาง ซื้อจากบุคคลธรรมดา ซึ่งผู้ขายเหล่านี้ไม่สะดวกที่จะทำใบเสร็จรับเงิน หรือไม่ยินยอมลงลายมือชื่อในใบสำคัญรับเงิน และไม่สะดวกให้สำเนาบัตรประชาชนกับเราเพื่อให้เราใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงินได้ เช่น การซื้อของจากตลาดสด หรือค่าวินมอเตอร์ไซค์ เป็นต้น ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เป็นค่าใช้จ่ายที่พนักงานหรือบริษัทจ่ายออกไปเพื่อการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัทโดยตรง และเป็นการจ่ายเงินออกไปจริงๆ เราจะนำค่าใช้จ่ายเหล่านี้มาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างไร วันนี้ Accounting Journey มีคำตอบมาให้ได้ทราบกัน
จากกรณีที่กล่าวมาข้างต้น หากเป็นการซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด และไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของบริษัทเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว โดยทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ขึ้นมา เพื่อใช้เป็นหลักฐาน
เมื่อเราจัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ขึ้นมาแล้ว กรอกข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน มีการลงนามทั้งของผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติให้เรียบร้อย เราก็สามารถนำค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดนี้มาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ แต่มีข้อควรระวังดังนี้
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนี้ อนุโลมให้ใช้ในกรณีของค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็คเท่านั้น ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่มีมูลค่าเพียงเล็กน้อย ไม่สามารถนำไปใช้กับค่าใช้จ่ายในกรณีอื่นๆ ได้
- เพื่อให้การจ่ายเงินมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ควนแนบหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปการโอนเงิน เพิ่มเติมไว้ด้วย
อย่างไรก็ตามทาง Accounting Journey ขอแนะนำว่า ในปัจจุบันการแข่งขันทางการตลาดของธุรกิจต่างๆ ค่อนข้างสูง มีผู้ซื้อหรือผู้ให้บริการอยู่มากมายหลายหลาก เพื่อให้การบริหารจัดการของบริษัทเราเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และน่าเชื่อถือที่สุด หากผู้ซื้อหรือผู้ให้บริการรายใดไม่ยินยอมหรือปฏิเสธการให้ใบเสร็จรับเงินแก่เรา เราควรเปลี่ยนรายเป็นรายอื่นที่พร้อมให้ความร่วมมือในการให้เอกสารหลักฐานต่างๆ กับเรา น่าจะเป็นทางออกที่ดีกว่า
หากท่านต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการทำบัญชี ท่านสามารถติดต่อสอบถามทาง Accounting Journey ได้ หรือสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://www.accounting-journey.co.th/accounting-service/
