ประกันสังคม คือ หลักประกันสำคัญที่ภาครัฐกำหนดให้ลูกจ้างและนายจ้างทุกรายสมทบเงินเข้าระบบ เพื่อมอบสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับความเป็นอยู่ของผู้ประกันตนในระหว่างที่ยังทำงานอยู่ ซึ่งเปรียบเสมือนการออมเงินทางอ้อมนั่นเอง โดยนายจ้างหรือผู้ประกอบการจะต้องทำหน้าที่แจ้งเข้าระบบประกันสังคมให้แก่พนักงานทุกคน วันนี้ Accounting Journey จะมาอธิบายให้นายจ้างหน้าใหม่ได้รู้จักวิธีแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ ต้องทำอย่างไร ใช้เอกสารอะไรบ้าง หาคำตอบได้ในบทความนี้
ความสำคัญของการแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์
หากว่ากันด้วยกฎหมายแล้ว นายจ้างทุกรายที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปจะต้องขึ้นทะเบียนหรือแจ้งเข้าระบบประกันสังคมให้ลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 หากฝ่าฝืนนายจ้างจะมีความผิดต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน ปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ เพราะทางภาครัฐถือว่าเป็นสิทธิพื้นฐานที่ลูกจ้างทุกคนต้องได้รับ อีกทั้งยังมีสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ไว้ช่วยเหลือผู้ประกันตนมากมาย ไม่ว่าจะเป็น
- ค่ารักษาพยาบาล เมื่อเจ็บป่วยหรือประสบอุบัติเหตุ
- ค่าทำฟัน
- ค่าสินไหมทดแทนกรณีทุพพลภาพ หรือเสียชีวิต
- ค่าสงเคราะห์คลอดบุตร
- เงินบำเหน็จชราภาพ
- เงินชดเชยกรณีว่างงาน
นอกจากสิทธิประโยชน์ของพนักงานแล้ว ตัวบริษัทและนายจ้างก็จะได้ภาพลักษณ์ที่ดี สร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน เพราะบุคลากรเหล่านี้ล้วนสร้างประโยชน์ให้แก่องค์กรในระยะยาวอยู่แล้ว ดังนั้นการนำเข้าระบบประกันสังคมจึงเป็นสวัสดิการขั้นพื้นฐานที่นายจ้างจะต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กับการลงทุนในส่วนอื่น ๆ ขององค์กร
นายจ้างต้องแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์เมื่อไหร่
นายจ้างจะต้องแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ให้แก่พนักงานทุกรายภายใน 30 วันนับตั้งแต่วันแรกที่จ้างงาน หากพนักงานลาออก นายจ้างจะมีเวลาแจ้งเอาชื่อลูกจ้างออกจากประกันสังคมภายใน 15 วันของเดือนถัดไป เพื่อให้นายจ้างหยุดหักเงินสมทบเข้าประกันสังคม ส่วนในกรณีที่นายจ้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคมไม่ครบ นายจ้างจะต้องออกเพิ่มให้พนักงานในอัตรา 2% ต่อเดือนของเงินสมทบที่ขาดไป
การแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ทำอย่างไรบ้าง
ข้อสำคัญของการแจ้งเข้าประกันสังคม ในครั้งแรกนายจ้างจะต้องทำการขึ้นทะเบียนที่สำนักงานประกันสังคมในพื้นที่ด้วยตัวเองก่อน โดยใช้เอกสารสำคัญดังนี้
เอกสารสำคัญที่ต้องใช้แจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์
เอกสารขึ้นทะเบียนประกันสังคมสำหรับนายจ้าง
- แบบขั้นทะเบียนนายจ้าง สปส.1-01
- แผนที่ตั้งและภาพถ่ายของสถานประกอบการ
- บัตรประจำตัวประชาชนตัวจริงของนายจ้าง พร้อมสำเนา 1 ฉบับ
- แบบ สปส.1-05
- หนังสือรับรองบริษัท
- แบบ ภ.พ.20
- แบบรายชื่อพนักงาน
- หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่มอบอำนาจ)
เอกสารแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์สำหรับลูกจ้าง
- แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส.1-02
- แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน พนักงานเข้าใหม่ สปส.1-03
ขั้นตอนการแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์
การขอแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ในขั้นแรก เมื่อนายจ้างผ่านการขึ้นทะเบียนประกันสังคมเรียบร้อย ให้เข้าไปยื่นคำร้อง ขอทำธุรกรรมผ่านอินเตอร์เน็ต บนเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม โดยให้เข้าหมวดสถานประกอบการจากนั้นเลือกเมนู “ขอทำธุรกรรมผ่านอินเตอร์เน็ต” พร้อมกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน ดำเนินการจนกว่าหน้าจอจะขึ้นสถานะ ยืนยันการส่งข้อมูล จากนั้นเช็กอีเมลแจ้งอนุมัติ นำชื่อบัญชีผู้ใช้และรหัสผ่านไปล็อกอินเพื่อแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ให้กับพนักงานตามขั้นตอนดังนี้
- ล็อกอินเข้าสู่ระบบพร้อมเลือกเมนู ทะเบียนผู้ประกันตน
- เลือกเมนู ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/แจ้งรับผู้ประกันตนเข้าทำงาน (สปส.1-03) และเลือกสถานที่ประกอบการ
- กรอกรายละเอียดสำคัญให้ครบถ้วน พร้อมตรวจสอบความถูกต้องก่อนคลิกที่ปุ่ม ดำเนินการต่อ
- หลังจากนั้นระบบจะยืนยันการบันทึกข้อมูล จะทำการแจ้งข้อมูลขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส.1-03 ทางอีเมล
พนักงานลาออกต้องแจ้งยกเลิกประกันสังคมอย่างไร
เมื่อพนักงานลาออก นายจ้างสามารถดำเนินการได้ผ่านทางเว็บไซต์ของสำนักงานประกันสังคมได้เช่นเดียวกัน โดยมีขั้นตอนดังนี้
- ล็อกอินเข้าสู่ระบบพร้อมเลือกเมนู แจ้งสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09)
- กรอกข้อมูลที่เกี่ยวกับพนักงาน เลขประจำตัวประชาชน วันเดือนปีที่ลาออก และเหตุผลการลาออก
- ตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกที่ปุ่ม ดำเนินการต่อ
- หลังระบบยืนยันการบันทึกข้อมูล จะได้รับอีเมลยืนยันเกี่ยวกับผู้ประกันตน สปส.6-09
สรุปเกี่ยวกับการแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์
การแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ ถือเป็นทางเลือกดำเนินการทางธุรกรรมที่ง่ายกว่าเมื่อก่อน เพราะการทำผ่านออนไลน์ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปมาที่สำนักงานประกันสังคมบ่อย ๆ แค่ทำรายการผ่านคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศก็ทำได้แล้ว แต่ถ้าใครที่ไม่มั่นใจเรื่องเอกสารและความถูกต้อง Accounting Journey พร้อมให้บริการ รับจดทะเบียนประกันสังคม สะดวก รวดเร็ว และง่าย ติดต่อขอรับบริการได้ผ่าน Line : Accounting Journey หรือโทร 080-9898-914 ได้ทันที
