เรื่องของการจัดทำงบการเงิน เป็นสิ่งที่สำคัญต่อการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ก็จำเป็นต้องแสดงงบการเงินให้ทางนักลงทุน ภาครัฐ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับรู้ถึงความเคลื่อนไหวของกิจการ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีการจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล จะต้องรู้จักกับขั้นตอนที่เรียกว่า “ปิดงบการเงิน” วันนี้ Accounting Journey ขออาสาช่วยไขข้อสงสัยเกี่ยวกับการปิดงบการเงินว่า คืออะไร มีขั้นตอนการปิดอย่างไร ปิดเดือนไหน ปิดแล้วต้องตรวจสอบด้วยไหม ไปหาคำตอบพร้อม ๆ กันเลย
ปิดงบการเงินคืออะไร
ปิดงบการเงิน คือ การจัดทำรายงานทางการเงินของบริษัทที่จดทะเบียนในรูปแบบนิติบุคคล เพื่อแสดงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของกิจการ โดยจะจะต้องผ่านขั้นตอนของการสรุปรายรับ รายจ่าย กำไร การบันทึกรายการ ปิดบัญชีภาษีซื้อภาษีขาย และสรุปสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของภายในกิจการให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากรได้ทราบ มีขั้นตอนการสรุปรายละเอียดที่มีความซับซ้อน ซึ่งรายงานของการปิดงบการเงินจะต้องมีองค์ประกอบดังนี้
องค์ประกอบของงบการเงินที่ต้องมีในรายงาน
- งบฐานะการเงิน (Statement of Financial Position)
- งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ หรือ งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement)
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น (Statement of Changes Equity)
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Notes to Financial Statement)
- งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement)*
*สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องจัดทำงบกระแสเงินสดนี้เพิ่ม
ปิดงบการเงินมีกี่ประเภท
การปิดงบการเงินนั้นสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทหลัก คือ การปิดงบการเงินรายเดือน/รายไตรมาส และการปิดงบการเงินรายปี โดยทั้งคู่มีรายละเอียดดังนี้
ปิดงบการเงินรายเดือน หรือปิดบัญชีรายเดือน
ปิดงบการเงินรายเดือน หรือปิดบัญชีรายเดือน คือ การปิดงบที่บริษัทส่วนใหญ่จะทำรายงานเมื่อครบ 1 เดือน, ทุกๆ 3 เดือน(เป็นรายไตรมาส) หรือทุกๆ 6 เดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารแต่ละบริษัท แต่สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องปิดงบการเงินเป็นรายไตรมาสเพื่อนำส่งงบการเงินให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้วยเช่นกัน แม้การปิดงบการเงินรายเดือนนั้นจะยังไม่ใช่ตัวเลขที่สมบูรณ์ แต่ก็เป็นผลดีต่อผู้บริหารธุรกิจ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจที่เกี่ยวกับการพัฒนาธุรกิจได้ในอนาคต
ปิดงบการเงินรายปี หรือปิดบัญชีรายปี
ปิดงบการเงินรายปี หรือปิดบัญชีรายปี คือ การปิดงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะต้องทำเป็นประจำทุกปี ปีละ 1 ครั้งเพื่อส่งให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากร
ปิดงบการเงินเดือนไหน
การปิดงบการเงินจะต้องทำการสรุปและปิดบัญชีตามรอบระยะเวลาบัญชีที่บริษัทได้กำหนดไว้ เช่น สิ้นปีบัญชีคือ 31 มีนาคม หรือ 30 มิถุนายน หรือ 31 ธันวาคม 25xx เป็นต้น ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มักจะกำหนดรอบปีบัญชีเป็น 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคม 25xx เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ
เมื่อสรุปปิดงบการเงินประจำปีเรียบร้อยแล้ว จะต้องนำไปเป็นวาระการประชุมเพื่อขออนุมัติงบการเงินจากที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ภายใน 4 เดือน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เมื่อผ่านการอนุมัติเรียบร้อยกิจการจะต้องนำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรในลำดับต่อไป
ขั้นตอนการปิดบัญชี
- จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง แยกหมวดหมู่ให้ชัดเจน เช่น ใบเสร็จรับเงิน เอกสารซื้อขาย เอกสารการเช่า เงินเดือนพนักงาน ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น พร้อมเรียงตามวันที่ออกเอกสาร จะทำให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชี
- บันทึกบัญชี ทำการบันทึกบัญชีรายการที่เกิดขึ้นตามเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนทั้งปี เช่น รายการขายสินค้าในแต่ละวัน หรือรายการจ่ายชำระค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน พร้อมทั้งตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
- กระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคาร ต้องกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารทุกบัญชีให้ถูกต้องตามยอดเงินคงเหลือใน Bank Statement รวมทั้งหากมีเงินสดย่อยหรือเงินสดในมือ ทำการตรวจนับ และบันทึกบัญชีเพื่อเคลียร์ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้ครบถ้วน
- ปรับปรุงรายการทางบัญชี สำหรับรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำต้องทำการตรวจสอบและปรับปรุงรายการที่จำเป็นต้องปรับปรุงให้ครบถ้วนถูกต้อง เช่น ปรับปรุงต้นทุนขายหรือสินค้าคงเหลือในกรณีที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic หรือการบันทึกรายได้ค้างรับ การบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นต้น
- วิเคราะห์ข้อมูล เมื่อบันทึกบัญชีและปรับปรุงรายการที่จำเป็นทุกรายการครบถ้วนแล้ว ให้นำข้อมูลที่ได้มาทำการวิเคราะห์ เพื่อหารายการที่ผิดปกติอีกครั้ง อาจจะเป็นการวิเคราะห์รายการเคลื่อนไหวเป็นรายเดือน หรือการวิเคราะห์กับจำนวนเงินของปีก่อน เป็นต้น
- จัดทำงบทดลอง เมื่อทำตามขั้นตอนที่ 1-5 เรียบร้อยแล้ว ให้จัดทำงบทดลองเพื่อมาตรวจสอบยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีอีกครั้ง ซึ่งงบทดลองโดยปกติสามารถเรียกเป็นรายงานได้อัตโนมัติจากโปรแกรมบัญชีที่ใช้งานอยู่ และงบทดลองนี้จะเป็นข้อมูลที่เราจะนำไปจัดทำงบการเงินประเภทต่างๆต่อไป
- การจัดทำงบการเงิน โดยปกติงบฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนสามารถเรียกเป็นรายงานจากโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ได้เช่นกัน แต่หากโปรแกรมบัญชีใดไม่สามารถทำได้ เราสามารถใช้งบทดลองมาจัดทำในลำดับถัดไปได้
- การตรวจสอบงบการเงิน เมื่อเราปิดบัญชีและจัดทำงบการเงินเรียบร้อยแล้ว เราต้องส่งงบการเงินและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องต่างๆ ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนต่อไป
ไม่ปิดงบการเงินโดนปรับเท่าไหร่ มีโทษอะไรบ้าง
สำหรับกรณีปิดงบการเงินส่งงบการเงินล่าช้า หรือจงใจไม่ส่งงบการเงิน ถือว่ามีความผิดตามกฎหมาย พร้อมถูกดำเนินคดีจาก 2 หน่วยงานดังนี้
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
- กรณียื่นงบการเงินล่าช้าไม่เกิน 2 เดือน ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี และผู้รับผิดชอบในการดำเนินงาน (กรรมการผู้จัดการ และห้างหุ้นส่วนจำกัด) จะได้รับโทษตั้งแต่ 2,000 – 4,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทบริษัท
- กรณียื่นงบการเงินล่าช้าเกิน 2 เดือน แต่ไม่เกิน 4 เดือน ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี และผู้รับผิดชอบในการดำเนินงาน (กรรมการผู้จัดการ และห้างหุ้นส่วนจำกัด) จะได้รับโทษตั้งแต่ 8,000 – 48,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทบริษัท
- กรณียื่นงบการเงินล่าช้าเกิน 4 เดือน หรือไม่ยื่นเลย ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี และผู้รับผิดชอบในการดำเนินงาน (กรรมการผู้จัดการ และห้างหุ้นส่วนจำกัด) จะได้รับโทษตั้งแต่ 12,000 – 72,000 บาท ขึ้นอยู่กับประเภทบริษัท
กรมสรรพากร
สำหรับโทษจากกรมสรรพากรนั้นจะเป็นการรวมกันระหว่างการยื่นแบบ ภ.ง.ด. 50 และงบการเงิน ซึ่ง 2 อย่างจะต้องยื่นคู่กัน กรณียื่นแบบ ภ.ง.ด. 50 เกินระยะเวลาที่กำหนด เจ้าของธุรกิจหรือกิจการจะต้องโดยค่าปรับไม่เกิน 2,000 บาท หากมีภาษีที่ต้องชำระเพิ่มจะต้องเสียเงินเพิ่มอีก 1.5% ต่อเดือน (เศษของเดือนนับเป็น 1 เดือน) โดยนับตั้งแต่วันที่พ้นกำหนดเวลายื่นจนถึงวันที่ยื่นแบบ ภ.ง.ด. 50 และต้องโดนปรับฐานยื่นงบการเงินช้าอีก 2,000 บาท
ประโยชน์ของการปิดงบการเงิน
- ช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้ผลกำไรที่แท้จริง ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการ เพื่อนำไปใช้วางแผนธุรกิจในปีถัดไป
- ง่ายต่อการวิเคราะห์ด้านต่าง ๆ เช่น วิเคราะห์ยอดขาย วิเคราะห์รายการสินค้าคงเหลือ และยอดลูกหนี้การค้า รวมทั้งการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับตัวเลขของงบการเงินปีก่อนได้
- ช่วยบริหารสภาพคล่องทางการเงินได้ง่าย โดยประเมินหรือวิเคราะห์จากตัวเลขสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง
สรุปเกี่ยวกับการปิดงบการเงิน
การปิดงบการเงิน ถือเป็นเรื่องสำคัญที่เจ้าของธุรกิจมองข้ามไม่ได้ เพราะนอกจากจะช่วยวิเคราะห์ผลประกอบการทางธุรกิจได้แล้ว ยังมีผลต่อกฎหมายอีกด้วย เพราะบริษัททุกประเภทต้องมีการแสดงงบการเงิน พร้อมชำระภาษีให้แก่ภาครัฐ สำหรับผู้ประกอบการรายใดที่ต้องการคำแนะนำเรื่องงบการเงิน หรือมองหาบริการจากบริษัทรับทำบัญชี Accounting Journey ยินดีให้บริการ สามารถติดต่อได้ผ่านทางเว็บไซต์ หรือโทร 080-9898-914
