การประกอบธุรกิจในปัจจุบัน เจ้าของกิจการมักจะเริ่มต้นที่การจัดตั้งเป็นบริษัทจำกัด เพื่อให้การดำเนินงานต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น และมีระเบียบแบบแผน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ แต่เมื่อเราได้ไปจดทะเบียนเพื่อจัดตั้งเป็นบริษัทจำกัดกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เรายังมีสิ่งที่ต้องปฏิบัติอีกหลายอย่าง เพื่อให้การดำเนินงานของบริษัทเป็นไปตามข้อกำหนดของหน่วยงานราชการหรือหน่วยงานที่กำกับดูแลบริษัทเราอยู่ เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า, กรมสรรพากร หรือสำนักงานประกันสังคม เป็นต้น
วันนี้ Accounting Journey จะมาแนะนำ 6 ขั้นตอน ที่เราต้องปฏิบัติ เมื่อเราได้จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัดแล้ว ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
1. เปิดบัญชีธนาคารในนามของบริษัท
เราควรเปิดบัญชีธนาคารในนามของบริษัทแยกต่างหากจากบัญชีธนาคารของเจ้าของกิจการ เพื่อเป็นการแบ่งสรรปันส่วนเงินที่มีทั้งของบริษัทและของเจ้าของออกให้ชัดเจน รายการเงินเข้าหรือเงินออกที่เกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทให้ผ่านที่บัญชีของบริษัทเท่านั้น เพื่อเป็นการตรวจสอบและการควบคุมภายในที่ดี เราไม่ควรนำเงินของบริษัทและของเจ้าของมาใช้ปะปนกัน ปัญหานี้อาจพบได้บ่อยในธุรกิจที่มีขนาดเล็ก หรือเป็นเจ้าของคนเดียว ซึ่งจะทำให้เราไม่สามารถประเมินผลการดำเนินงานของบริษัทได้อย่างชัดเจน ไม่สามารถสรุปได้แน่นอนว่าบริษัทของเราสามารถดำเนินต่อไปได้ด้วยตัวของบริษัทเองหรือจริงๆแล้วเจ้าของกิจการต้องนำเงินมาลงทุนเพื่อพยุงบริษัทให้ดำเนินต่อไปได้กันแน่ และสำหรับธนาคารหรือประเภทของบัญชีเงินฝากที่ต้องการเปิด เจ้าของกิจการสามารถเลือกได้ตามความเหมาะสมของกิจการ
2. จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
เมื่อบริษัทมีรายได้ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี และไม่ได้เป็นธุรกิจที่เข้าข่ายได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ทางกรมสรรพากรกำหนดให้บริษัทนั้นๆ ต้องจดทะเบียนเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือที่เราคุ้นชินกันกับคำว่า Vat 7% นั่นเอง ซึ่งการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถทำได้ทั้งแบบ online และแบบ walk in และเมื่อเราเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว บริษัทมีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายการเคลื่อนไหวของสินค้า และนำส่งแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) แก่กรมสรรพากรเป็นประจำทุกเดือน
3.จัดเตรียมระบบการจัดทำเอกสาร
เมื่อเราดำเนินกิจการในรูปแบบบริษัทแล้ว การดำเนินงานตามขั้นตอนต่างๆ เช่น การขายสินค้า เราต้องมีการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ซึ่งเอกสารเหล่านี้ก็จะมีรูปแบบที่กำหนดตามกฎหมายไว้ด้วยเช่นกัน เช่น ใบกำกับภาษี ต้องประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ลูกค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า รายการสินค้า จำนวนเงินก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น ซึ่งบริษัทต้องมีการวางระบบการจัดทำเอกสารเป็นขั้นตอนให้ชัดเจน สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจใช้โปรแกรมพื้นฐานในการจัดทำ เช่น Excel แต่หากเป็นธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมาทาง Accounting Journey แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีที่สามารถออกเอกสารที่เกี่ยวข้องต่างๆ ได้ เพื่อให้การทำงานมีระบบมากขึ้น
4.จัดทำแบบภาษีและยื่นภาษีที่เกี่ยวข้อง
การจัดทำแบบภาษีและยื่นภาษีที่เกี่ยวข้อง มีทั้งที่เป็นแบบภาษีรายเดือน รายครึ่งปี และแบบประจำปี ภาษีที่บริษัทต้องนำส่งให้แก่กรมสรรพากรเป็นประจำ เช่น แบบ ภ.ง.ด.1,3,53 และแบบ ภ.พ.30 เป็นต้น ซึ่งแบบภาษีเหล่านี้ทางกรมสรรพากรมีกำหนดการในการยื่นแบบและเสียภาษีเป็นวันที่ที่แน่นอนชัดเจนในทุกๆ เดือนอยู่แล้ว ทาง Accounting Journeyc แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ของกรมสรรพากร เพื่อป้องกันการยื่นแบบและเสียภาษีที่ล่าช้าเกินกว่ากำหนด ซึ่งจะทำให้เกิดเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้
5.จัดทำแบบและยื่นประกันสังคม
ในกรณีที่บริษัทมีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป นายจ้างต้องไปขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้างกับสำนักงานประกันสังคมให้เรียบร้อย และต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทั้งของลูกจ้างเองและของที่นายจ้างจ่ายสมทบให้แก่สำนักงานประกันสังคมทุกเดือน เพื่อเป็นการเพิ่มสวัสดิการต่างๆ และเป็นการเพิ่มคุณภาพชีวิตให้ลูกจ้างได้ต่อไป เช่น ค่ารักษาพยาบาล ณ โรงพยาบาลที่แจ้งขอใช้สิทธิไว้ ค่าทำฟัน สิทธิในการลาคลอด หรือเงินชดเชยเมื่อว่างงาน เป็นต้น
6.จัดทำบัญชีและปิดงบการเงิน
ในทุกๆ สิ้นปี บริษัทมีหน้าที่ต้องจัดทำงบการเงินประจำปี เพื่อนำส่งแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ดังนั้นบริษัทมีหน้าที่ต้องจัดหาผู้ทำบัญชี เพื่อมาจัดทำบัญชีและปิดงบการเงินของบริษัทให้ถูกต้องตามหลักการของมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ซึ่งโดยส่วนใหญ่กรณีของบริษัทจำกัด จะใช้มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs) ในการบันทึกบัญชี และเมื่อบริษัทจัดทำงบการเงินประจำปีเสร็จสิ้นแล้ว บริษัทต้องส่งมอบงบการเงินนั้นๆ ให้แก่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ได้ตรวจสอบและรับรองงบการเงินก่อนที่จะนำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าต่อไป
หากท่านต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถสอบถามทาง Accounting Journey ได้ ทางเรามีบริการครบในทุกขั้นตอน ยกเว้น การเปิดบัญชีธนาคารในนามของบริษัท ทางเราสามารถแนะนำการเตรียมเอกสารและขั้นตอนต่างๆ ให้ท่านได้ เพื่อให้ท่านสามารถไปเปิดบัญชีธนาคารด้วยตัวเองได้อย่างราบรื่น
